GDPR per chi raccoglie email: cosa serve davvero (e cosa no)

GDPR newsletter: cosa ti serve davvero

Il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) non è il mostro che ti hanno raccontato. Per raccogliere email nella tua attività locale bastano cinque cose: consenso esplicito di chi si iscrive (checkbox non pre-spuntato), informativa privacy breve e comprensibile sul tuo sito (max 200-300 parole, non dieci pagine), doppio opt-in consigliato (l'utente clicca un link di conferma via email), un log semplice con data e ora di iscrizione (un foglio Excel va benissimo), e un link di cancellazione visibile in ogni email che mandi. Se hai meno di dieci dipendenti, non ti serve un DPO (il responsabile della protezione dati). Non ti serve nemmeno un consulente, se usi i template gratuiti del Garante o di Confcommercio. Le sanzioni reali colpiscono chi ignora tutto, non chi ha qualche piccola lacuna ma agisce subito.

Fonti: Garante per la protezione dei dati personali · Confcommercio Donne - Ufficio Legale (checklist luglio 2026) · AIDDA - ricerca pratica 2025-2026

Apri Excel adesso: log consensi in dieci minuti

Non aspettare fine estate per metterti in regola. Apri subito un foglio Excel o Google Sheet e crea queste cinque colonne: Nome, Email, Data iscrizione, Fonte (es. 'form sito', 'fiera', 'di persona'), Cancellata (sì/no con data). Da oggi, ogni nuova iscrizione va in questo foglio. Se usi Mailchimp o Brevo, esporta la lista attuale: loro registrano già data e ora per te. Questo log va conservato per almeno tre anni, come i tuoi documenti fiscali. Non ti costa nulla, si fa in dieci minuti, e se domani arriva una segnalazione al Garante hai la prova che hai agito con criterio. La differenza tra chi prende una multa salata e chi no sta quasi sempre qui: nella documentazione, non nella perfezione.

Brevo: newsletter gratis e già in regola

Brevo (ex Sendinblue) è un servizio per inviare newsletter che include già l'addendum DPA gratuito, cioè il contratto che certifica la sua conformità al GDPR. Significa che la responsabilità tecnica della piattaforma è coperta. Il piano gratuito arriva a 300 email al giorno e liste illimitate: più che sufficiente per una piccola attività locale. Il doppio opt-in si attiva con un clic nelle impostazioni. Il link di cancellazione è automatico in ogni email. Contro: la versione gratuita ha il logo Brevo nelle email. Pro: zero costi, zero consulenti, documentazione pronta se ti chiedono conto.